Coworking prostor je z gradbenega in tehničnega vidika zahtevnejši od običajne pisarne. V njem so hkrati ljudje z različnimi delovnimi navadami, ekipe različnih velikosti ter uporabniki, ki se čez dan izmenjujejo. Nekateri potrebujejo popoln mir, drugi opravljajo telefonske pogovore, tretji uporabljajo sejne sobe ali skupne prostore. Dobra ureditev zato ni odvisna samo od lepega pohištva, temveč predvsem od premišljenega tlorisa, kakovostnih instalacij, akustike, prezračevanja in ustreznega ogrevanja ter hlajenja.
Napake, ki se pri običajni pisarni morda pokažejo le občasno, postanejo v coworkingu hitro opazne. Premalo svežega zraka, neenakomerna temperatura, slaba zvočna izolacija ali pomanjkanje električnih priključkov vplivajo na večje število ljudi. Zato je treba že pri načrtovanju upoštevati, da bo prostor intenzivno uporabljen in da se bodo potrebe uporabnikov skozi čas spreminjale.
Tloris mora podpirati različne načine dela
Osnova dobrega coworking prostora je jasna razdelitev na območja. Odprti del z delovnimi mizami je primeren za individualno delo in manjše ekipe, vendar ne more nadomestiti vseh drugih prostorov. Potrebne so tudi zasebne pisarne, sejne sobe, telefonske govorilnice, prostori za krajše neformalne pogovore ter skupni deli, kot sta kuhinja in prostor za počitek.
Pri načrtovanju je pomembno, da se glasnejše dejavnosti ne odvijajo neposredno ob tihih delovnih mestih. Sejne sobe, kuhinja in komunikacijske poti so praviloma bolj obremenjene s hrupom, zato jih je smiselno združiti v aktivnejši del prostora. Zasebne pisarne in mirna delovna mesta naj bodo umeščeni stran od glavnih prehodov, vhodnih vrat ter naprav, ki povzročajo zvok.
Posebno pozornost zahtevajo komunikacijske poti. Uporabniki morajo do sanitarij, kuhinje, izhoda in sejnih sob dostopati, ne da bi pri tem ves čas hodili skozi osrednje delovno območje. Dober tloris zmanjšuje nepotrebno premikanje, omogoča preglednost in hkrati ustvarja občutek zasebnosti.
Prilagodljivost je pomembnejša od trenutne razporeditve
Coworking se skozi čas spreminja. Del odprtega prostora lahko postane zasebna pisarna, večja soba se razdeli na dve manjši, število delovnih mest pa se prilagaja dejanskemu povpraševanju. Zaradi tega je smiselno uporabiti rešitve, ki dopuščajo spremembe brez večjih gradbenih posegov.
Montažne predelne stene, modularni stropi, dostopne kabelske poti in pohištvo, ki ga je mogoče prestavljati, olajšajo poznejše prilagoditve. Pri steklenih predelnih stenah je treba paziti, da ne zagotavljajo samo vizualne odprtosti, temveč tudi zadostno zvočno izolacijo. Vrata, stiki s stropom in preboji za instalacije so pogosto šibke točke, skozi katere se zvok prenaša v sosednje prostore.
Prilagodljivost ne pomeni, da mora prostor delovati začasno. Cilj je trajna in kakovostna osnovna ureditev, znotraj katere je mogoče posamezne dele spreminjati glede na razvoj coworkinga.
Akustika odloča o uporabnosti prostora
Hrup je ena najpogostejših težav v skupnih pisarnah. Ne povzročajo ga samo pogovori, temveč tudi telefonski klici, hoja, premikanje stolov, tiskalniki, prezračevalne naprave in odmev v večjih prostorih. Če so tla, stene in strop izdelani predvsem iz trdih materialov, se zvok odbija in ostaja v prostoru dlje časa.
Akustiko je zato treba reševati celovito. Tekstilne talne obloge ali kakovostni modularni tekstilni elementi zmanjšujejo udarni zvok in jih je mogoče ob poškodbi lokalno zamenjati. Akustični stropi, stenske obloge in viseči absorberji zmanjšujejo odmev, oblazinjeno pohištvo pa dodatno pomaga pri dušenju zvoka.
Telefonska govorilnica mora biti dovolj zvočno ločena, da pogovor ne moti okolice, hkrati pa mora imeti lastno učinkovito prezračevanje. Podobno velja za sejne sobe. Zgolj steklena stena še ne pomeni dobre zvočne zaščite; pomembni so sestava stekla, tesnjenje vrat in pravilno izvedeni stiki z drugimi konstrukcijami.
Naravna svetloba in pravilna umetna osvetlitev
Delovna mesta naj bodo, kjer je mogoče, razporejena tako, da izkoristijo naravno svetlobo. Pri tem mize ne smejo biti postavljene tako, da sonce ali svetla okna povzročajo bleščanje na zaslonih. Pomembna so tudi zunanja ali notranja senčila, saj brez njih poleti narastejo toplotne obremenitve in potreba po hlajenju.
Ker naravna svetloba ni ves dan enakomerna, mora biti ustrezno načrtovana tudi umetna razsvetljava. Splošna osvetlitev naj zagotavlja enakomerno svetlost prostora, delovna mesta pa dovolj svetlobe za dolgotrajno delo z računalnikom in dokumenti. LED-svetila so zaradi učinkovitosti in dolge življenjske dobe smiselna izbira, vendar je treba paziti na barvno temperaturo, bleščanje in kakovost svetlobe.
Sejne sobe, kuhinja, hodniki in prostori za sprostitev ne potrebujejo povsem enake osvetlitve. Različni svetlobni scenariji omogočajo, da se osvetlitev prilagodi namenu prostora in času uporabe. Senzorji prisotnosti so uporabni predvsem v sanitarijah, hodnikih in prostorih, ki niso stalno zasedeni.
Ogrevanje, hlajenje in talno gretje
V coworking prostoru je uravnavanje temperature zahtevno, ker se zasedenost posameznih območij hitro spreminja. Odprti del je lahko skoraj poln, medtem ko je sejna soba prazna, nato pa se v njej v nekaj minutah zbere več ljudi. Na temperaturo vplivajo tudi računalniki, razsvetljava, sončno sevanje in orientacija prostora.
Talno gretje je pri takšni zasnovi dobra rešitev za osnovno ogrevanje. Toploto oddaja po večji površini, zato je porazdelitev praviloma enakomernejša, poleg tega pa na stenah ni radiatorjev. To omogoča več svobode pri postavitvi miz, omar in predelnih sten. Sistem deluje pri nižji temperaturi ogrevalnega medija, vendar se na spremembe odziva počasneje, zato potrebuje premišljeno regulacijo.
Za hitro prilagajanje temperature in hlajenje so primerne kakovostne klimatske naprave. Notranje enote morajo biti postavljene tako, da zrak ne piha neposredno v uporabnike. Še posebej problematična so delovna mesta tik pod enoto ali na poti hladnega zračnega toka. Če je mogoče, je smiselna ločena regulacija posameznih območij, saj enaka nastavitev redko ustreza odprtemu prostoru, zasebnim pisarnam in polni sejni sobi.
Klimatizacija ne nadomesti prezračevanja
Hlajenje in prezračevanje imata različni nalogi. Klimatska naprava predvsem uravnava temperaturo notranjega zraka, prezračevalni sistem pa dovaja svež zrak in odvaja izrabljenega. Prostor je lahko prijetno hladen, koncentracija ogljikovega dioksida pa je kljub temu previsoka.
To je posebej pomembno v sejnih sobah, telefonskih govorilnicah in manjših zasebnih pisarnah. Ko se v manjšem prostoru zbere več ljudi, se kakovost zraka hitro poslabša. Posledice so občutek zatohlosti, utrujenost, slabša zbranost in potreba po odpiranju oken, kar lahko poruši načrtovano ogrevanje ali hlajenje.
Mehansko prezračevanje mora biti dimenzionirano glede na predvideno število ljudi in način uporabe posameznih območij. Pomembni so pravilna razporeditev dovodnih ter odvodnih elementov, ustrezni pretoki, redna menjava filtrov in dostop za vzdrževanje. Sistem mora delovati dovolj tiho, da njegov hrup ne zmanjšuje koristi dobro izvedene akustike. Koristno je tudi spremljanje koncentracije CO₂, saj pokaže, ali je dejanska izmenjava zraka ustrezna trenutni zasedenosti.
Električne in podatkovne instalacije
Vsako delovno mesto potrebuje dovolj električnih priključkov za računalnik, zaslon, telefon in občasne dodatne naprave. Razdelilniki in podaljški po tleh niso primerna trajna rešitev, saj povzročajo nered in nevarnost spotikanja. Priključke je treba načrtovati glede na predvideno razporeditev miz, hkrati pa omogočiti njeno poznejše spreminjanje.
Pri večjih odprtih površinah so uporabne talne doze, instalacijski stebrički ali dostopne kabelske police. Električne in podatkovne napeljave morajo biti pregledne, označene in dostopne za servisiranje. V sejnih sobah je smiselno predvideti priključke ob mizi, napajanje zaslona ter enostavno povezovanje predstavitvene opreme.
Zanesljiv internet je osnovna infrastruktura coworkinga. Poleg kakovostnega ožičenja in pravilno razporejenih brezžičnih dostopnih točk je pomembna tudi rezervna povezava. Ob izpadu primarnega operaterja lahko samodejni preklop na drugega ponudnika prepreči prekinitev dela več deset uporabnikov.
Materiali morajo prenesti intenzivno uporabo
V coworkingu se tla, vrata, kljuke, stene in kuhinjske površine uporabljajo intenzivneje kot v manjši zasebni pisarni. Materialov zato ni smiselno izbirati samo po videzu. Pomembni so odpornost proti obrabi, možnost čiščenja, akustične lastnosti in enostavnost popravil.
Modularne talne obloge imajo prednost, ker je mogoče obrabljeni ali poškodovani del zamenjati brez odstranjevanja celotne površine. Na najbolj obremenjenih komunikacijskih poteh so primerni materiali, ki prenesejo pogosto čiščenje. Stenske površine ob prehodih in vhodih potrebujejo trpežnejšo zaščito, vogali pa so lahko dodatno izpostavljeni udarcem.
Tudi pri izbiri barv je koristno razmišljati dolgoročno. Svetlejši prostori delujejo večji in bolj odprti, vendar so na zelo svetlih površinah madeži hitreje vidni. Barve in materiali naj zato podpirajo prijetno delovno okolje, ne da bi zahtevali nesorazmerno veliko vzdrževanja.
Kuhinja, sanitarije in skupni prostori
Skupna kuhinja je pomemben del coworkinga, vendar mora biti dimenzionirana glede na število uporabnikov. Potrebni so dovolj velika delovna površina, pomivalni stroj, hladilnik, prostor za odpadke ter materiali, ki prenesejo pogosto uporabo in čiščenje. Dobro prezračevanje preprečuje širjenje vonjav v delovni del.
Sanitarije morajo ustrezati predvideni zasedenosti in zahtevam dostopnosti. Pri načrtovanju ne smemo pozabiti na enostavno vzdrževanje, kakovostne armature, zadostno prezračevanje in materiale, odporne proti vlagi. Smiselna je tudi premišljena umestitev, da so sanitarije enostavno dostopne, vendar njihova vrata niso neposredno obrnjena proti delovnim mestom ali kuhinji.
Skupni prostori naj spodbujajo srečevanje, ne da bi motili ljudi pri delu. Že manjša niša za kratek pogovor lahko prepreči, da se takšni pogovori odvijajo med mizami v tihem območju.
Požarna varnost, dostop in vzdrževanje
Coworking uporablja večje število ljudi, ki prostora ne poznajo enako dobro kot zaposleni v običajni pisarni. Evakuacijske poti morajo biti zato jasne, označene in vedno proste. Število izhodov, požarna vrata, alarmiranje, zasilna razsvetljava in gasilni aparati se načrtujejo glede na lastnosti objekta, velikost ter dovoljeno število uporabnikov.
Pomemben je tudi dostop za gibalno ovirane osebe. Širine prehodov, pragovi, vrata, sanitarije in dostop do posameznih delov ne smejo postati ovira. Dostop 24 ur na dan zahteva zanesljiv sistem kontrole vstopa, ustrezno razsvetljavo komunikacijskih poti in jasno določene postopke za nujne primere.
Tehnični sistemi morajo ostati dostopni za servisiranje. Filtri, klimatske enote, elektro omarice, ventili in revizijske odprtine ne smejo biti zakriti z opremo, ki jo je treba ob vsakem posegu razstavljati. Že pri načrtovanju je koristno pripraviti urnik pregledov in vzdrževanja, saj dobro vzdrževani sistemi zagotavljajo boljše pogoje ter imajo daljšo življenjsko dobo.
Dober coworking se začne pri kakovostni tehnični zasnovi
Kakovosten coworking ni le prostor z mizami in brezžičnim internetom. Njegovo dejansko uporabnost določajo tloris, akustika, svetloba, svež zrak, stabilna temperatura, zanesljive instalacije in materiali, ki prenesejo vsakodnevno obremenitev. Če so ti elementi dobro načrtovani, uporabnik tehničnih sistemov skoraj ne opazi – prostor je preprosto prijeten, tih in primeren za delo.
Primer celovito urejenih prostorov je MP hub., kjer so različne lokacije zasnovane z odprtimi delovnimi mesti, zasebnimi pisarnami, sejnimi sobami in telefonskimi govorilnicami. Za toplotno udobje skrbijo talno gretje in klimatske naprave Mitsubishi Electric, za dovod svežega zraka pa prezračevalni sistemi Systemair. Podjetja in posamezniki, ki ne želijo sami investirati v gradnjo ter vzdrževanje pisarne, lahko tako izberejo že opremljen coworking Ljubljana, pripravljen za vsakodnevno uporabo.